Vereinskasse App: die digitale Kasse für Vereinsbar und Kantine

Warum die klassische Vereinskasse irgendwann kippt

Am Anfang funktioniert die Strichliste. Mit 30 Mitgliedern, zwei Thekendiensten pro Woche und einem Sortiment aus zehn Getränken kippt das System trotzdem, und zwar immer an denselben Stellen: Es wird ausgeschenkt und nicht aufgeschrieben. Guthaben sind nirgendwo verlässlich verzeichnet, also zahlt einer vor, einer später, und am Monatsende gleicht niemand mehr aus. Die Inventur ist eine Schätzung. Und wenn der Kassenwart im Urlaub ist, weiß niemand, wie viel Geld in der Kasse sein sollte.

Professionelle Kassensysteme lösen das, kosten aber regelmäßig mehr, als eine Vereinsbar im Jahr einnimmt. Deshalb landen viele Vereine bei einem Zwitter: Strichliste fürs Guthaben, Kassenbuch in der Tabelle, Bestellung beim Getränkehandel auf Zuruf.

Eine Vereinskasse App muss deshalb drei Dinge gleichzeitig können: Sie muss am Tresen schneller sein als die Strichliste, sie muss Guthaben und Bestand lückenlos führen, und sie muss so günstig sein, dass sich der Verein das leisten kann, ohne über die Preise nachzudenken.

Was eine digitale Vereinskasse können muss

• Guthaben statt Bargeld. Mitglieder laden auf, buchen an der Theke ab, der Stand ist für alle sichtbar und stimmt.
• Deckel-Verwaltung. Pfand und Kisten werden mitgezählt, sonst stimmt die Marge am Ende doch nicht.
• Warenwirtschaft und Inventur. Wareneingang, Bestand und Schwund an einem Ort, statt in drei Tabellen.
• Aufladung ohne den Kassenwart. Wer nachladen will, soll das können, wenn die Theke geschlossen ist.
• Mehrere Dienste, eine Kasse. Jeder Thekendienst arbeitet mit demselben Bestand, egal wer einschiebt.
• Nachvollziehbarkeit. Jede Buchung bleibt nachvollziehbar, für den Vorstand und für die Jahresabrechnung.

So arbeitet Vereinsbar im Vereinsalltag

Vereinsbar ist als Tablet-Kiosk gebaut: Ein Tablet an der Theke, PIN-Login für den Thekendienst, große Schaltflächen, wenig Raum für Fehlbuchungen. Mitglieder haben ein Guthaben, das sie per PayPal aufladen können, auch außerhalb der Öffnungszeiten. An der Theke wird pro Mitglied gebucht, das System führt Guthaben, Warenbestand und Pfand in einem Zug mit.

Dahinter läuft eine echte Warenwirtschaft: Wareneingang wird erfasst, der Bestand aktualisiert sich mit jeder Buchung, und die Inventur zählt gegen den Sollbestand, statt gegen eine Schätzung. Was nicht stimmt, fällt sofort auf, und nicht erst bei der Jahresabrechnung.

Jeder Verein bekommt seine eigene Instanz mit eigener Subdomain, startklar in Minuten und voneinander getrennt. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Und weil Vereinsbar als PWA läuft, reicht der Browser auf dem Tablet, eine Installation aus einem App-Store ist nicht nötig.

Daten, DSGVO und Geld

Eine Vereinskasse verarbeitet Mitgliedsdaten und Zahlungen, also lohnt der Blick auf die Infrastruktur: Vereinsbar läuft auf deutschen Servern, jede Vereinsinstanz ist getrennt, und es gibt keine Werbeprofile und keine Datenweitergabe an Dritte. Aufladungen laufen über PayPal, der Verein braucht keinen eigenen Zahlungsdienstleister-Vertrag.

In der Beta ist Vereinsbar kostenlos. Danach wird es Teil des gemivo-Abos, bewusst zu Preisen, die ein normaler Verein tragen kann. Für Kassenwart und Vorstand bleibt die wichtigste Rechnung dieselbe: Was die Kasse an Zeit spart, und was sie an Fehlern verhindert, ist schwerer zu beziffern als ihr Preis, aber leichter zu spüren.

Häufige Fragen

Brauchen wir spezielle Hardware für die Vereinskasse?

Nein. Ein beliebiges Tablet mit Browser reicht, Vereinsbar läuft als PWA direkt im Browser. Ein Tablet-Ständer an der Theke ist die einzige Empfehlung.

Können Mitglieder selbst Guthaben aufladen?

Ja, per PayPal. Das geht auch außerhalb der Öffnungszeiten, der Kassenwart muss nicht mitteln.

Was passiert bei einer Fehlbuchung?

Buchungen bleiben nachvollziehbar, der Thekendienst kann über den PIN-Login korrigieren. Da jede Buchung einem Mitglied und einem Artikel zugeordnet ist, ist eine Korrektur eine Frage von Sekunden.

Wo liegen die Daten unseres Vereins?

Auf Servern in Deutschland, pro Verein getrennt in einer eigenen Instanz. Keine Weitergabe an Dritte, keine Werbung.

Was kostet Vereinsbar?

In der Beta ist die App kostenlos. Danach wird sie Teil des gemivo-Abos, zu Konditionen, die für Vereine machbar sind.

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